FIFO và FEFO: Hai nguyên tắc vàng trong quản lý tồn kho doanh nghiệp

Trong chuỗi cung ứng hiện đại, quản lý tồn kho không chỉ là bài toán sắp xếp hàng hóa trong kho, mà còn là yếu tố quyết định đến chi phí vận hành, chất lượng sản phẩm và lợi nhuận cuối cùng. Trong số các nguyên tắc được áp dụng, FIFO (First In, First Out) và FEFO (First Expired, First Out) được coi là hai phương pháp phổ biến và hiệu quả nhất.

Vậy FIFO và FEFO khác nhau như thế nào? Doanh nghiệp nên áp dụng nguyên tắc nào để tối ưu vận hành và đảm bảo chất lượng sản phẩm?

1. FIFO - First In, First Out: Nguyên tắc nhập trước, xuất trước

FIFO là nguyên tắc quản lý tồn kho trong đó những lô hàng nhập kho sớm nhất sẽ được ưu tiên xuất trước.

Ứng dụng trong thực tế

• Ngành điện tử, công nghệ: sản phẩm công nghệ nhanh chóng mất giá do tốc độ đổi mới cao. FIFO giúp xuất kho những lô hàng cũ trước, tránh tình trạng hàng lỗi thời phải giảm giá sâu hoặc hủy bỏ.

• Ngành thời trang, phụ kiện: xu hướng thay đổi liên tục khiến hàng tồn lâu ngày mất sức hút. FIFO đảm bảo hàng cũ không bị “ngâm kho” quá lâu.

• Ngành hàng tiêu dùng không có hạn sử dụng rõ rệt: FIFO giúp duy trì vòng quay hàng tồn kho đều đặn, giảm rủi ro tồn kho quá hạn.

Lợi ích

• Giảm thiểu rủi ro tồn kho cũ, khó bán.

• Thu hồi vốn nhanh, cải thiện dòng tiền.

• Giá trị tồn kho cuối kỳ phản ánh gần với giá thị trường.

2. FEFO - First Expired, First Out: Nguyên tắc hết hạn trước, xuất trước

Khác với FIFO ưu tiên theo ngày nhập kho, FEFO ưu tiên theo hạn sử dụng. Những sản phẩm có hạn sử dụng gần nhất sẽ được xuất trước, bất kể thời điểm nhập kho.

Ứng dụng trong thực tế

• Ngành thực phẩm và đồ uống (F&B): đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng luôn còn hạn sử dụng đủ dài, đồng thời giảm thiểu tỷ lệ hủy hàng.

• Ngành dược phẩm, y tế: quy định nghiêm ngặt yêu cầu mọi nhà sản xuất, phân phối phải áp dụng FEFO để đảm bảo hiệu quả điều trị và an toàn cho người dùng.

• Ngành mỹ phẩm: sản phẩm có thành phần dễ biến đổi theo thời gian, do đó việc quản lý theo hạn sử dụng là bắt buộc.

Lợi ích

• Đảm bảo chất lượng và an toàn sản phẩm khi đến tay người tiêu dùng.

• Giảm thiểu chi phí do hủy hàng hết hạn.

• Duy trì uy tín và hình ảnh thương hiệu.

  
  

3. So sánh FIFO và FEFO

Tiêu chí	FIFO	FEFO
Nguyên tắc	Xuất hàng theo ngày nhập kho (cũ trước)	Xuất hàng theo hạn sử dụng (gần hết hạn trước)
Ngành áp dụng	Điện tử, công nghệ, thời trang, hàng hóa dễ lỗi thời	Thực phẩm, đồ uống, dược phẩm, mỹ phẩm
Mục tiêu chính	Giảm rủi ro lỗi thời sản phẩm, thu hồi vốn nhanh	Đảm bảo chất lượng, an toàn, tuân thủ quy định
Độ phức tạp vận hành	Trung bình, dễ quản lý hơn	Cao, đòi hỏi hệ thống theo dõi hạn sử dụng chính xác

Có thể thấy, FIFO thường phù hợp với các ngành có rủi ro lỗi thời công nghệ hoặc xu hướng, trong khi FEFO bắt buộc trong những ngành liên quan đến chất lượng, sức khỏe và an toàn.

4. Thách thức trong triển khai FIFO và FEFO

• Với FIFO, thách thức lớn nhất là duy trì đúng thứ tự xuất kho khi số lượng SKU nhiều và luồng hàng liên tục biến động.

• Với FEFO, việc theo dõi hạn sử dụng bằng thủ công hoặc excel gần như không khả thi khi quy mô kho vượt quá vài trăm mã hàng. Chỉ cần sai sót nhỏ trong việc xuất nhầm lô hàng hết hạn, doanh nghiệp có thể đối mặt với thiệt hại tài chính và rủi ro pháp lý.

  
  

5. Giải pháp: Ứng dụng hệ thống quản lý kho (WMS)

Để triển khai FIFO hoặc FEFO hiệu quả, doanh nghiệp cần công nghệ hỗ trợ, cụ thể là Warehouse Management System (WMS).

Một hệ thống WMS hiện đại cho phép:

• Tự động ghi nhận ngày nhập, ngày sản xuất, hạn sử dụng.

• Gợi ý vị trí lấy hàng chính xác theo nguyên tắc FIFO hoặc FEFO.

• Cảnh báo khi lô hàng sắp hết hạn, giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch bán hàng hoặc khuyến mãi.

• Đảm bảo dữ liệu tồn kho minh bạch, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.

  
  

6. Kết luận

FIFO và FEFO là hai nguyên tắc quản lý tồn kho cốt lõi mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần nắm vững.

• FIFO giúp doanh nghiệp giảm rủi ro lỗi thời, tối ưu dòng tiền.

• FEFO đảm bảo an toàn, chất lượng sản phẩm và tuân thủ quy định.

Tùy vào đặc thù ngành hàng, doanh nghiệp có thể lựa chọn hoặc kết hợp cả hai nguyên tắc. Tuy nhiên, để triển khai chính xác và hiệu quả, WMS là công cụ không thể thiếu – giúp biến các nguyên tắc quản lý tồn kho từ lý thuyết thành thực tiễn vận hành bền vững.